SIMBADA Project; Sebuah Proyek Pusat Data PPMI Mesir

SIMBADA Project; Sebuah Proyek Pusat Data PPMI Mesir

Oleh Rahmadi Prima,

Demisioner Kepala Biro Kesekretariatan, sekaligus Penanggungjawab Pengembangan Simbada Project 2021/2022

Pernahkan anda bertanya baik kepada diri sendiri maupun kepada pengurus PPMI Mesir, khususnya kepada Eksekutif, berapa jumlah pasti mahasiswa dan pelajar Indonesia di Mesir atau berapa jumlah anggota PPMI Mesir?

Apabila anda pernah bertanya, setidaknya lima tahun belakangan, maka penulis bisa pastikan bahwasannya anda tidak akan mendapatkan jawaban yang memuaskan. Tidak ada jawaban yang benar-benar valid dan bersifat real-time untuk mengetahui jumlah tersebut. Beberapa kali penulis mendengar estimasi jawaban yang beredar antara lain; sepuluh ribu, sebelas ribu, hingga paling tinggi dua belas ribu sekian. Namun, kembali hanya Allah yang tahu pasti berapa jumlah pastinya.

Permasalahan terkait tidak adanya jumlah pasti atas anggota organisasi ini apabila digali lebih dalam, maka akan ditemukan fakta bahwasannya isu pendataan belum menjadi titik fokus utama baik bagi pengurus maupun pemegang kebijakan kecuali hanya beberapa. Namun beberapa orang tersebutlah yang akhirnya mencetuskan sebuah proyek yang akan penulis perkenalkan; Simbada Project.

SIMBADA, akromin dari Sistem Informasi Manajemen Bank Data, merupakan sebuah sistem pusat data yang dikembangkan oleh PPMI Mesir untuk ‘mengurusi’ pendataan anggota PPMI Mesir. Secara umum Simbada ini memiliki Superadmin yakni Kesekretariatan PPMI Mesir dan akan didukung oleh admin-admin di setiap Lembaga Otonom yakni; 16 Kekeluargaan Nusantara, 4 Senat Mahasiswa, dan Wihdah PPMI Mesir.

Sejarah ringkasnya, proyek ini diinisiasi oleh Presiden Farhan Aziz Wildani, Lc. di akhir masa baktinya, dan dilanjutkan oleh Presiden Ahsanul Ulil Albab, Lc. dan sekarang tengah dilanjutkan oleh Presiden Auzi’na Azmal Umur, Lc. Sehingga dapat dikatakan proyek ini telah berjalan sejak diinisiasinya selama tiga tahun. Namun, proyek ini belum dapat dioptimalkan pengaplikasiannya sebab adanya beberapa alasan antara lain; pengembangan sistem secara berkala, pengetesan versi beta, pemutakhiran data oleh PPMI Mesir, regulasi pendataan, dan beberapa hal terkait keamanan data.

Namun baiknya sekarang kita fokus terhadap mengapa proyek ini hadir. Proyek ini hadir setidaknya untuk dua hal; menyelesaikan masalah dan mempersiapkan masa depan. Baik, akan penulis urai masing-masing keduanya.

Masalah

Pertama, menyelesaikan masalah. Setidaknya terdapat beberapa permasalahan yang rencananya akan dicoba untuk diselesaikan dengan Simbada PPMI Mesir. Antara lain:

Masalah pertama; validasi pendataan keanggotaan PPMI Mesir. Sebagaimana yang penulis sampaikan di pembukaan, tidak adanya angka valid real-time terkait jumlah anggota PPMI Mesir. Masalah pertama ini berakar sekaligus bercabang menjadi beberapa masalah lain seperti tidak adanya perapian data terkait anggota yang baru masuk dan anggota yang keluar.

Sejauh ini pendataan anggota baru hanya sebatas anggota yang masuk melalui jalur Kemenag, Pusiba, Gontor, dan Kedubes. Sedangkan anggota yang berasal dari jalur ma’had, belum ada regulasi pencatatan yang benar-benar rapi. Di saat lain, pendataan anggota keluar jauh lebih tidak terkontrol. PPMI Mesir tidak memiliki pencatatan atas siapa yang pulang, kapan, dan mengapa yang bersangkutan pulang. Apakah sebab sudah menyelesaikan masa studi, atau belum?

Masalah kedua; permasalahan kesehatan. PPMI Mesir dari tahun ke tahun selalu mengirimkan peti mati ke Indonesia. Di antaranya disebabkan oleh penyakit dalam. Meski PPMI Mesir tidak memiliki tanggungjawab secara langsung, namun setiap peti yang dikirimkan, terdapat goresan luka dan beban tersendiri bagi pengurus-pengurusnya.

Oleh sebab itu, sebagai bentuk preventif, PPMI Mesir hendak mencatat riwayat penyakit dari seluruh anggota. Dengan adanya data terkait riwayat penyakit tersebut, PPMI Mesir dapat menyiapkan program-program yang berbasis data (data-driven) untuk menanggulangi atau setidaknya mencegah hal-hal yang tidak diinginkan suatu saat nanti.

Masalah ketiga; pendataan titik konsentrasi populasi anggota. Sejauh ini anggota PPMI Mesir secara umum terkonsentrasi di tiga distrik utama; Darrasah (mencangkup Darb El Ahmar dst, dan Gamaliya), Hay Sabi, dan Hay Asyir. Namun apabila diurai dan dikaji lebih dalam, terdapat banyak titik konsentrasi populasi yang mana ditinggali oleh anggota PPMI Mesir. Di antaranya; Abbasiyah, Maulin, Tabbah, Hay Tsamin, dll. Bahkan jangan dilupakan banyak anggota kita juga yang menetap di Alexandria.

Dari penyebaran titik konsentrasi populasi tempat tinggal di atas, muncul beberapa pertanyaan yang belum terjawab seperti; setelah tiga distrik utama tadi, distrik apa lagi yang memegang titik konsentrasi kepadatan populasi di posisi 4, 5, dan 6? Berapa jumlah rumah yang tersebar? Berapa jumlah estimasi anggota yang tersebar?

Belum lagi pertanyaan yang lebih mendalam seperti; bagaimana kondisi sosial di titik-titik konsentrasi populasi? Bagaimana indeks kesehatan mental di masing-masing distrik? Bagaimana indeks tindakan kriminal di masing-masing distrik? Apa distrik yang berpotensi menjadi titik konsentrasi terbaru bagi anggota PPMI Mesir? Dan berbagai pertanyaan dan permasalahan di kemudian hari nanti.

Mempersiapkan Masa Depan

Selanjutnya, mempersiapkan masa depan. PPMI Mesir sebagai organisasi yang pemuda haruslah berorientasi kepada masa depan. Baik agama, nusa, dan bangsa. Namun bagaimana PPMI Mesir dapat berorientasi pada masa depan apabila dalam organisasinya sendiri belum relevan dengan masa kini.

Sebagai bentuk untuk merelevankan organisasi dengan masa kini, adalah dengan cara digitalisasi. Dalam hal ini setidaknya pendataan. Apabila urusan pendataan dalam internal organisasi sudah berjalan dengan optimal, maka penulis yakin PPMI Mesir dapat kembali mengoptimalisasi dirinya untuk melangkah lebih maju.

Baik, penulis jujur saja bahwa selain digitalisasi organisasi, dan menyelesaikan masalah di atas, Simbada baru difokuskan untuk mencapai hanya satu cita-cita. Belum lebih. Yakni terintegrasinya sistem pemilihan Pemilu Raya PPMI Mesir dengan sistem Simbada PPMI Mesir. Mungkin permasalahan ini sedikit banyaknya lebih difahami oleh teman-teman yang aktif dalam panitia Pekan Pemilu Raya (PPR). Namun izinkan penulis sampaikan dengan bahasa yang sederhana.

Jadi setiap tahun, ketika akan dilaksanakan pemilihan Presiden dan Wakil Presiden PPMI Mesir, panitia PPR akan membentuk tim validasi data yang berfungsi untuk menyingkronisasi data yang tersebar di beberapa sumber berbeda; Kekeluargaan Nusantara, Konsuler KBRI Kairo, dan Data Mahasiswa Baru. Maka dengan adanya Simbada ini, tugas panitia untuk melakukan sinkronisasi dan integrasi data tentu akan jauh lebih mudah.

Harapan

Penulis sebagai demisioner yang tidak lagi memegang kendali atas eksekusi proyek ini memiliki harapan dan masukan kepada Presiden dan jajaran yang nantinya akan melanjutkan estafet kepemimpinan PPMI Mesir. Adalah harapan penulis sebagai berikut.

Dibentuknya lembaga Badan Semi Otonom di bawah Presiden, sebagaimana DKKM, KPI, dan Takaful untuk bertanggungjawab atas pengoperasian Simbada PPMI Mesir. Mungkin bisa dengan nama Badan Pusat Statistik, Badan Statistika Anggota, atau terserah kepada Presiden serta jajaran nanti. Bertugas secara umum melakukan pendataan dan pemutakhiran data secara berkala.

Lembaga tersebut nantinya akan menjadi rujukan utama seluruh lembaga dalam lingkungan dan wilayah PPMI Mesir untuk mendapatkan data-data yang nantinya digunakan untuk pertimbangan pengambilan kebijakan serta penyusunan program kerja PPMI Mesir. Tentunya akan berjalan beriringan berdampingan dengan Kajian Strategis (Kastrat) PPMI Mesir.

Sehingga PPMI Mesir sebagai organisasi induk dapat menghasilkan kebijakan-kebijakan serta program kerja yang bersifat makro, data driven, dan tentunya tidak serampangan.

Penutup

Terakhir, penulis ingin menyampaikan bahwasannya tulisan ini didedikasikan kepada seluruh personil yang selama ini telah bekerja mendedikasikan dirinya untuk mengembangkan Simbada hingga saat ini; Bang Farhan, Naufal Baharuddin, Bang Ahsan, Fathan sang programmer KSK, Tifa, Bang Azik, dan yang bertanggungjawab saat ini Abdul Malik. Tentunya juga kepada developer Simbada, Mas Arno.

Acta Non Verba

Actions, not words.